Onboarding automatisieren mit Personio, Outlook & Asana
Für wen ist dieser Workflow gedacht?
Für HR-Teams, People Partner und IT-Admins, die möchten, dass Onboarding-Termine und Aufgaben automatisch erstellt werden, sobald eine neue Person in Personio angelegt wird.
Welches Problem löst dieser Workflow?
Onboarding bedeutet oft viel manuelle Koordination – Termine planen, Aufgaben verteilen, externe Dienstleister informieren.
Dieser Workflow automatisiert all das und sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an perfekt vorbereitet starten.
Was dieser Workflow macht
- Personio – Triggert, sobald ein neuer Mitarbeitender erstellt wird
- Outlook (oder jeder andere Kalenderdienst) – Erstellt Onboarding-Einladungen und benachrichtigt externe Partner
- Asana (oder jedes andere Projektmanagement-Tool) – Erstellt Onboarding-Aufgaben für HR, IT und Manager
Das Ergebnis: Ein vollständig automatisierter Onboarding-Prozess – ohne manuelle Kalendereinträge, ohne doppelte Aufgaben und mit garantiert reibungslosem Start für neue Teammitglieder.
Einrichtung
- Personio: Verbinde dein Personio-Konto und aktiviere den Webhook „New Employee Created“.
- Kalenderdienst: Verbinde Microsoft 365, Google Workspace oder dein bevorzugtes Tool, um Termine automatisch zu erstellen.
- Projektmanagement: Verbinde Asana, Jira, ClickUp oder Notion, um Aufgaben zu generieren und Fortschritt zu tracken.
APIs & Integrationen
Dieser Workflow basiert auf offenen, sicheren Schnittstellen:
- Personio API – erkennt neue Mitarbeitende und liefert relevante Stammdaten.
- Microsoft Graph API (Calendar) – erstellt und aktualisiert Outlook-Termine für Onboarding-Meetings.
- Asana API – legt Onboarding-Aufgaben und Verantwortlichkeiten automatisch an.
Alle Integrationen laufen über API-Tokens und HTTPS, sind DSGVO-konform und lassen sich jederzeit durch andere Tools ersetzen oder erweitern.
Anpassungsmöglichkeiten
- Weitere Tools: Erweiterbar um Slack, Teams oder E-Mail-Benachrichtigungen für automatische Kommunikation.
- Zeitplanung: Terminzeiten und Reminder flexibel je Zeitzone oder Startdatum anpassen.
- Aufgaben erweitern: Zusätzliche Steps wie Scorecard-Erstellung, Buddy-Meeting oder IT-Zugänge ergänzen.
Fazit
Dieser Workflow verwandelt deine manuelle Checkliste in einen automatisierten, skalierbaren Prozess – zuverlässig, flexibel und sofort einsatzbereit, sobald ein neuer Mitarbeitender in Personio angelegt wird.
