Lead Verarbeitung mit WordPress, n8n & Pipedrive
Eingehende Website-Anfragen automatisch erfassen, strukturieren und ins CRM übertragen.
Für wen ist dieser Workflow gedacht?
Für Organisationen und Unternehmen, die über ihre Website regelmäßig Kontaktanfragen erhalten und diese effizient im CRM weiterverarbeiten wollen – ohne manuelles Kopieren aus E-Mails oder Excel-Listen.
Dieser Workflow wurde beim Deutschen Fußball Internat (DFI) umgesetzt, um den gesamten Anfrageprozess vom Webformular bis zur CRM-Erfassung zu automatisieren.
Welches Problem löst dieser Workflow?
Früher wurden Anfragen, die über das WordPress-Formular (Contact Form 7) eingingen, lediglich als E-Mail an die allgemeine Postfachadresse (info@...) weitergeleitet.
Das bedeutete: Jede Anfrage musste manuell geöffnet, überprüft und anschließend händisch in Pipedrive übertragen werden – ein Prozess, der langsam, fehleranfällig und schwer nachvollziehbar war.
Mit dem neuen Workflow übernimmt n8n diesen Prozess vollständig automatisch:
Sobald eine Anfrage über die Website eingeht, werden die Daten direkt in Pipedrive als neuer Lead angelegt – inklusive aller Kontaktdaten, Nachricht und Zeitstempel.
Damit spart das Team wertvolle Zeit, minimiert Übertragungsfehler und hat alle Leads zentral im CRM verfügbar – in Echtzeit und nachvollziehbar.
Was dieser Workflow macht
- WordPress (Contact Form 7)
- Erkennt, wenn ein neues Formular abgesendet wird.
- Sendet die Daten automatisch über eine Webhook-Verbindung an n8n.
- n8n
- Empfängt die Formularinhalte über den Webhook.
- Prüft und bereinigt die Daten (z. B. leere Felder, ungültige E-Mail-Adressen).
- Sendet die strukturierten Informationen an Pipedrive.
- Pipedrive CRM
- Erstellt automatisch einen neuen Lead mit allen relevanten Details.
- Ordnet den Lead automatisch dem zuständigen Mitarbeiter oder einer Pipeline-Stage zu.
- Dokumentiert den Zeitpunkt der Anfrage und fügt die Nachricht als Notiz hinzu.
Das Ergebnis
- Keine manuelle Datenerfassung mehr
- Einheitliche, vollständige Lead-Datensätze im CRM
- Schnellere Reaktionszeiten auf neue Anfragen
- Volle Transparenz für das Sales- oder Admissions-Team
Beim DFI konnte so die Bearbeitungszeit für neue Anfragen deutlich reduziert werden. Das Team arbeitet jetzt mit aktuellen, strukturierten Daten und hat jederzeit den Überblick über offene Kontakte und Statusupdates.
Einrichtung
- WordPress (Contact Form 7): Webhook-Integration aktivieren oder Plugin wie CF7 to API nutzen, um Formulardaten per POST an n8n zu senden.
- n8n: Workflow mit einem Webhook-Trigger erstellen, Daten validieren, formatieren und an die Pipedrive API senden.
- Pipedrive: API-Zugang aktivieren und Lead-Erstellung per POST konfigurieren (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer, Nachricht, Quelle = „Website“).
Anpassungsmöglichkeiten
- CRM-Alternativen: Funktioniert auch mit HubSpot, Salesforce oder fast jedem anderen CRM.
- Benachrichtigungen: Ergänze automatische Teams-, Slack- oder E-Mail-Alerts, wenn neue Leads eingehen.
- Lead-Scoring: Nutze eine einfache AI-Analyse (z. B. ChatGPT) zur Einschätzung der Lead-Qualität oder Dringlichkeit.
- Datenanreicherung: Ergänze Standort- oder Club-Informationen automatisch über externe APIs.
APIs & Integrationen
- Webhook Plugin – Sendet Formulardaten per HTTP POST.
- n8n Webhook Node – Empfängt und verarbeitet Formulareingaben.
- Pipedrive API – Erstellt Leads, Kontakte und Notizen automatisch.
