Customer Success Ticket Automation
Anfragen automatisch erkennen, bewerten und richtig weiterleiten.
Für wen ist dieser Workflow gedacht?
Für Customer-Success- und Support-Teams, die eingehende Nachrichten von der Website effizienter bearbeiten möchten – ohne manuelle Sortierung, Spam-Filterung oder doppelte CRM-Einträge.
Welches Problem löst dieser Workflow?
Über das Website-Formular treffen täglich zahlreiche Anfragen ein – manche sind echte Kundenanliegen, andere reiner Spam.
Das manuelle Prüfen, Kategorisieren und Weiterleiten kostet Zeit und führt schnell zu einem überfüllten CRM.
Bei coachbetter etwa half dieser Workflow dabei, eingehende Website-Anfragen automatisch zu bewerten, Spam herauszufiltern und nur qualifizierte Leads in HubSpot anzulegen.
Dadurch wurde das CRM entlastet und das Customer-Success-Team konnte sich auf echte Kundenanliegen konzentrieren.
Was dieser Workflow macht
- Webflow – Erkennt neue Nachrichten, die über das Website-Formular gesendet werden.
- OpenAI (ChatGPT) –
- Prüft jede Nachricht auf Spam oder irrelevante Inhalte.
- Analysiert den Inhalt und erkennt die Intention.
- Ordnet die Anfrage automatisch einer Kategorie zu (z. B. „Support“, „Sales“, „Feedback“).
- HubSpot CRM – Erstellt automatisch Tickets im passenden Pipeline-Bereich und legt, falls nötig, einen neuen Kontakt an.
- Slack – Sendet eine Benachrichtigung an das Customer-Success-Team mit allen relevanten Details (Absender, Kategorie, Priorität, Spam-Status).
Das Ergebnis:
Nur echte, qualifizierte Anfragen landen im CRM. Keine Spam-Flut mehr, keine manuelle Prüfung – und das Team kann sich voll auf Kund:innen konzentrieren, die wirklich zählen.
Einrichtung
- Webflow: Löst den Workflow aus, sobald eine neue Nachricht über das Website-Formular eingeht.
- ChatGPT (OpenAI): Analysiert den Inhalt, erkennt Spam und kategorisiert die Anfrage automatisch.
- HubSpot: Erstellt Tickets, legt Kontakte an und kann bei Bedarf automatisierte Bestätigungen an Absender:innen versenden.
- Slack: Informiert das Customer-Success-Team in Echtzeit über neue, geprüfte Anfragen.
Anpassungsmöglichkeiten
- CRM-Alternativen: Funktioniert auch mit Salesforce, Pipedrive oder Zendesk.
- Automatische Antwort: Über das CRM kann direkt eine personalisierte Empfangsbestätigung versendet werden („Danke für Ihre Nachricht – wir melden uns in Kürze.“).
- Flexible AI-Modelle: Statt ChatGPT können auch andere KI-Modelle wie Claude, Gemini, Perplexity, Mistral oder eigene LLMs genutzt werden – je nach gewünschter Logik, Sprache oder Datenschutzanforderung.
- Erweiterte Filter: Neben Spam können Nachrichten auch nach Sprache, Region oder Anfrage-Typ klassifiziert werden.
- Priorisierung: Wichtige Tickets werden automatisch markiert und im Slack-Kanal hervorgehoben.
APIs & Integrationen
Dieser Workflow nutzt offizielle Schnittstellen:
- Webflow API – Überwacht eingehende Formular-Nachrichten.
- OpenAI API – Erkennt Spam, analysiert Inhalte und klassifiziert automatisch.
- HubSpot CRM API – Erstellt und aktualisiert Tickets & Kontakte.
- Slack API – Sendet automatisierte Benachrichtigungen an das Customer-Success-Team.
Ergebnis
Ein KI-gestützter Workflow, der eingehende Nachrichten automatisch prüft, filtert und in strukturierte CRM-Tickets verwandelt – inklusive Auto-Reply, Priorisierung und Team-Notification.
So bleibt dein CRM aufgeräumt, dein Team effizient und deine Kunden gut betreut.
