Wie coachbetter mit HubSpot & Customer.io ein integriertes CRM-System aufgebaut und Sales & Marketing vereint hat

Coachbetter im Überblick

Coachbetter ist eine SaaS-Plattform aus der Schweiz, die den Fußball- und Coachingmarkt digitalisiert.
Das Unternehmen bietet Vereinen, Trainer:innen und Verbänden eine ganzheitliche Plattform für Trainingsplanung, Kommunikation, Analyse und Teammanagement.

Zu den Kunden zählen Top-Clubs wie Borussia Dortmund, Manchester City und Verbände wie der Österreichische Fußballverband.
Mit seiner Mission „Inspire coaches to coach and players to play“ verfolgt Coachbetter das Ziel, die weltweit führende Plattform im Fußball-Coaching zu werden.

Zwei Systeme – eine Datenherausforderung

Mit dem Wachstum des Unternehmens entstanden auch unterschiedliche Anforderungen an das CRM.
Das Sales-Team arbeitete mit HubSpot für die B2B-Akquise und Partnerkommunikation, während das B2C-/D2C-Geschäft mit tausenden Einzelkunden über Customer.io abgebildet wurde.

Die größte Herausforderung:

• Daten waren in zwei Systemen verteilt.
• Kundenaktivitäten ließen sich nur schwer nachvollziehen.
• Leads wurden teilweise doppelt angelegt oder gingen im Datensilo verloren.
• Marketing und Sales hatten keine einheitliche Sicht auf den Kunden.

Kurz gesagt: Zwei starke Tools – aber keine durchgängige Customer Journey.

Die Lösung: CRM-Optimierung & nahtlose Integration

Um diese Lücke zu schließen, entwickelte enjoydesign gemeinsam mit Coachbetter eine CRM-Optimierungsstrategie, die HubSpot und Customer.io technisch und prozessual vereint.

System-Integration & Datensynchronisation

• Aufbau einer bidirektionalen Schnittstelle über n8n, die relevante Daten zwischen HubSpot und Customer.io automatisch synchronisiert.
• Echtzeit-Übertragung bei Kontakt-, Deal- oder Property-Updates, damit beide Systeme immer aktuell bleiben.
• Validierung von Feldern, um Dubletten und Datenfehler zu vermeiden.

CRM-Struktur & Property-Optimierung

• Bereinigung und Neustrukturierung der CRM-Properties, um Datenfelder klar zu definieren.
• Vereinheitlichung von Lifecycle-Stages, Deal-Stages und Pipelines für eine bessere Nachverfolgung.
• Einführung automatischer Workflows, die Leads nach Verhalten (z. B. Produktaktivität, E-Mail-Engagement) qualifizieren.

Prozess-Optimierung & Transparenz

• Erstellung von Sales-Dashboards und automatisierten Reports in HubSpot, um Fortschritt, Conversion-Rates und Pipeline-Status transparent zu machen.
• Automatische Übergabe von Marketing Qualified Leads (MQLs) an das Sales-Team, sobald sie bestimmte Kriterien erfüllen.
• Klare Trennung, aber intelligente Verbindung von B2B- und B2C-Datenströmen.

Ergebnisse: Einheitliche Daten, klare Prozesse, mehr Überblick

Die neue CRM-Struktur hat Coachbetter eine völlig neue operative Klarheit verschafft:

• Synchronisierte Daten zwischen HubSpot und Customer.io – kein manuelles Exportieren oder Importieren mehr.
• Einheitliche Sicht auf Leads & Kunden für Sales und Marketing.
• Bessere Datenqualität, saubere Properties und konsistente CRM-Strukturen.
• Automatisierte Lead-Übergaben, die Response-Zeiten im Sales drastisch verkürzen.
• Mehr Transparenz durch Reporting und Echtzeit-Einblicke in Pipeline und Conversion.

Die CRM-Optimierung hat Coachbetter geholfen, Wachstum skalierbar zu machen – mit einem Setup, das langfristig flexibel bleibt.

Fazit

Durch die CRM-Optimierung mit HubSpot, Customer.io und n8n hat Coachbetter seine Sales- und Marketingstrukturen auf ein neues Niveau gehoben.
Die Integration beider Systeme sorgt für durchgängige Daten, klare Prozesse und einheitliche Kommunikation über alle Touchpoints hinweg.

Gemeinsam mit enjoydesign wurde ein CRM-Setup geschaffen, das nicht nur effizient funktioniert, sondern mit dem Wachstum und den Anforderungen des Unternehmens mitwächst.

Automatisierung, Datenqualität und Prozessklarheit bilden heute die Grundlage für Coachbetters Erfolg im Vertrieb und Marketing.